Privacyverklaring

Wie we zijn

SmartSite Assistant is een product van Prisma, obrt za IKT usluge, vl. Marko Malec, een eenmanszaak (obrt) ingeschreven in Kroatië, OIB 78332077299, Ulica Braće Domany 4, 10000 Zagreb, Croatia, Kroatië.

Voor elke vraag of elk verzoek over privacy mail je naar privacy@smartsiteassistant.com.

Onze rol

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van bezoekers van deze website en van de mensen die het dashboard gebruiken (medewerkers van bureaus en gebruikers bij bedrijven).

Wanneer een bedrijf SmartSite Assistant gebruikt om met zijn eigen klanten te praten, bepaalt dat bedrijf (of het bureau dat het beheert) waarom en hoe de gegevens van die klanten worden verwerkt. Voor die gegevens zijn wij verwerker: we verwerken ze alleen in hun opdracht en om de dienst te leveren. Heb je met een bedrijf gechat? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf; wij helpen het bedrijf met je verzoek.

Welke gegevens we verzamelen

• Websitebezoekers: deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of advertentietrackers. Onze hostingpartij verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres en browsertype om de pagina's te leveren en tegen misbruik te beschermen.
• Gebruikers van het dashboard: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als veilige hash opgeslagen), taal- en weergavevoorkeuren, de bureaus en projecten waar je bij hoort en je rol, het tijdstip en IP-adres van inlogpogingen, en een logboek van belangrijke wijzigingen die je doet (bijvoorbeeld WhatsApp koppelen).
• Accountbeveiliging: als je tweestapsverificatie gebruikt, de sleutel van je authenticator-app (versleuteld opgeslagen), je herstelcodes (alleen als hash opgeslagen) en, voor passkeys, alleen hun openbare sleutels. Gegevens van je vingerafdruk, gezicht of schermvergrendeling blijven op je apparaat en komen nooit bij ons. We houden ook een inloggeschiedenis bij (tijdstip, browser, besturingssysteem en een deels verborgen IP-adres, zoals 84.241.x.x) en de apparaten waarop je ingelogd wilt blijven, zodat je ze in je account kunt bekijken.
• Bedrijfsinhoud: de websitepagina's en bestanden die een bedrijf als kennis toevoegt, de instructies en instellingen van de assistent en de acties die hij mag uitvoeren.
• Gesprekken met klanten van een bedrijf: berichten in de websitechat, de pagina waarop ze zijn verstuurd en een anonieme bezoekerssleutel; via WhatsApp het telefoonnummer en de WhatsApp-profielnaam van de klant, de berichten (ook foto's en spraakberichten), de bezorg- en leesstatus, en wanneer een gesprek begint vanuit een advertentie op Facebook of Instagram, de advertentiegegevens die Meta meestuurt (zoals het advertentie-ID en de kop).
• Gegevens die een klant bewust aan de assistent geeft, zoals een naam of e-mailadres voor een offerteaanvraag, worden doorgegeven aan het bedrijf op de manier die het bedrijf heeft ingesteld.

Gegevens die we van Meta ontvangen (WhatsApp Business Platform)

Wanneer een bedrijf WhatsApp koppelt via het eigen aanmeldproces van Meta (Facebook Login for Business en WhatsApp Embedded Signup), geeft Meta ons toegang tot het WhatsApp Business-account dat het bedrijf kiest te delen. We ontvangen en bewaren: het ID van het WhatsApp Business-account, het ID van het telefoonnummer, het telefoonnummer en de geverifieerde bedrijfsnaam, de kwaliteitsbeoordeling, de berichtsjablonen van het bedrijf en een toegangstoken, dat we versleuteld opslaan.

Via dezelfde koppeling ontvangen we de WhatsApp-berichten die klanten naar het bedrijf sturen en de status van berichten die naar hen zijn verstuurd, zoals hierboven beschreven.

We gebruiken deze gegevens alleen voor de dienst waar het bedrijf om heeft gevraagd: WhatsApp-berichten ontvangen en beantwoorden, de berichten en sjablonen versturen die het bedrijf kiest, de bezorgstatus tonen, en de berichtsjablonen van het bedrijf maken en beheren.

We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties of profilering, en delen ze met niemand behalve de dienstverleners hieronder die we nodig hebben om de dienst te leveren.

Een bedrijf kan WhatsApp op elk moment ontkoppelen onder Berichtenapps in het dashboard. We verwijderen het toegangstoken dan direct en ontvangen geen berichten van het nummer meer.

Waarvoor we persoonsgegevens gebruiken en op welke grondslag

• Om de dienst te leveren: de assistenten laten werken, gesprekken tonen, berichten versturen en ontvangen, en accountmails versturen zoals uitnodigingen, wachtwoordherstel en beveiligingsmeldingen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en, voor gegevens die we voor bedrijven verwerken, hun opdracht.
• Om de dienst veilig te houden en misbruik te voorkomen: beveiliging van het inloggen, tweestapsverificatie, meldingen over belangrijke wijzigingen aan je account, limieten en logboeken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals het bewaren van de boekhouding. Grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

We gebruiken persoonsgegevens niet voor advertenties, we verkopen ze niet en we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

Kunstmatige intelligentie

Antwoorden worden gemaakt door modellen van OpenAI. Om een bericht te beantwoorden sturen we het gesprek, de relevante kennis van het bedrijf en de instructies van de assistent naar OpenAI. Foto's die klanten sturen kunnen met hetzelfde doel worden geanalyseerd en spraakberichten uitgeschreven.

Volgens de voorwaarden van OpenAI voor zijn API worden deze gegevens niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen. OpenAI kan ze een beperkte tijd (maximaal 30 dagen) bewaren om misbruik op te sporen.

AI-antwoorden kunnen fouten bevatten. Elk bedrijf bepaalt zelf wat zijn assistent mag zeggen en doen.

Wie gegevens voor ons verwerkt

We werken met deze dienstverleners (subverwerkers), elk gebonden aan een verwerkersovereenkomst:

• OVHcloud: de server waarop deze website, het dashboard, de database, achtergrondtaken en bestandsopslag draaien, en de back-ups daarvan (Frankfurt, Duitsland).
• Cloudflare: domeinnaamdiensten en de doorgeefdienst (relay) die de WhatsApp-meldingen van Meta naar ons doorstuurt.
• Meta Platforms: het WhatsApp Business Platform (Cloud API), wanneer een bedrijf WhatsApp koppelt.
• OpenAI: antwoorden maken, foto's analyseren en spraakberichten uitschrijven (Verenigde Staten).
• Resend: accountmails versturen en de e-mails die bedrijven instellen (Verenigde Staten).

Doorgifte buiten de EU

We slaan gegevens op in de Europese Unie, op onze server in Frankfurt (Duitsland). Een aantal dienstverleners hierboven is gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte aan hen valt onder het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) als de dienstverlener daaronder is gecertificeerd, en anders onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens: zolang het account bestaat. Wordt een account verwijderd, dan verwijderen we de gegevens binnen 30 dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Gesprekken en bedrijfsinhoud: zolang het bedrijf of zijn bureau ze bewaart. Ze worden verwijderd wanneer het bedrijf ze of zijn project verwijdert, of wanneer het account van het bureau wordt opgeheven.
• WhatsApp-toegangstokens: tot het bedrijf WhatsApp ontkoppelt.
• Je inloggeschiedenis: 90 dagen. Onthouden apparaten: tot hun 30 dagen voorbij zijn of je ze verwijdert; de gegevens van een apparaat verwijderen we 400 dagen na het laatste gebruik.
• Beveiligingslogboeken, zoals inlogpogingen: een beperkte tijd, daarna worden ze verwijderd.
• Back-ups: maximaal 30 dagen.

Je rechten

Je kunt ons vragen om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, of je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Mail naar privacy@smartsiteassistant.com. We antwoorden binnen een maand.

Verwerken we je gegevens voor een bedrijf (bijvoorbeeld omdat je met dat bedrijf hebt gechat), dan sturen we je verzoek door naar dat bedrijf en helpen we het om te reageren.

Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder: in Kroatië het Agentschap voor de bescherming van persoonsgegevens (AZOP, azop.hr), of de toezichthouder waar je woont, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.

Je gegevens laten verwijderen

Op onze pagina over gegevens verwijderen lees je hoe je je gegevens laat verwijderen, ook de gegevens die we via WhatsApp ontvangen.

Beveiliging

We beschermen gegevens met versleutelde verbindingen (HTTPS), versleuteling van opgeslagen inloggegevens zoals toegangstokens en API-sleutels (AES-256-GCM), wachtwoorden die alleen als veilige hash worden opgeslagen (Argon2id), tweestapsverificatie met een authenticator-app of een passkey, strikte toegangscontrole per bureau en project, en een logboek van belangrijke wijzigingen. Kies je een nieuw wachtwoord, dan controleren we of het voorkomt in bekende datalekken: alleen de eerste 5 tekens van een hash van je wachtwoord gaan naar de dienst Have I Been Pwned, nooit het wachtwoord zelf.

Cookies en lokale opslag

Deze website gebruikt geen cookies. Het dashboard gebruikt alleen cookies die nodig zijn om te werken: je inlogsessie, een apparaatcookie die je ingelogd houdt als je “Onthoud mij” kiest en een nieuw apparaat herkent bij het inloggen, kortlevende cookies tijdens het inloggen (maximaal 10 minuten), je taal en het laatst gebruikte bureau en project.

De websitechat op de site van een bedrijf bewaart een anonieme bezoekerssleutel en de chatgeschiedenis in de browser van de bezoeker, zodat een gesprek doorloopt als de pagina opnieuw laadt.

Kinderen

SmartSite Assistant is een dienst voor bedrijven en is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan toont de huidige versie. Belangrijke wijzigingen melden we vooraf aan gebruikers van het dashboard.

Contact

Prisma, obrt za IKT usluge, vl. Marko Malec, Ulica Braće Domany 4, 10000 Zagreb, Croatia, Kroatië. E-mail: privacy@smartsiteassistant.com.